職場でなるべく残業せず、自分の時間の作り出す方法〜楽に働きましょう〜

雑感
mohamed_hassan / Pixabay

どうも!
脱力系理学療法士のおはぎです。

みなさんGWも終わり、約1週間経ちましたね。

5月病とか大丈夫ですか!?

 

僕は4月から訪問リハビリという、今までとは新しいフィールドで働いています。

 

最初は慣れない職域での業務で以前より明らかに残業時間も増え、覚えることが山のように積み上がっていたため、身も心もボロボロだったんですけど、、、。

参考

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最近はなんとか業務も慣れてきて、以前のように自分の時間が作れるようになってきました。

そのおかげでこうやってまた記事をつらつらと書けてきているわけなんです(笑

やっぱり、自分のしたいことができる時間があると、楽しいですよね!

 

今回は、そんな残業続きの僕が何をして残業時間を減らして自分の時間を作れるようになったのかを紹介がてら書いていこうと思います。

 

一体何に時間がかかっているのかを考える

残業時間を減らすためには、まず自分が一体何に時間を使っているのかを考える必要があります。

 

今回の僕の場合は、

  • 自宅に訪問するのに家の場所がわからない
  • 医療保険から介護保険に移ったことにより、計画書などの書式が全てまるっぽ変わってしまい書き方がわからない
  • 訪問リハビリを実施するにあたり、事前に必要な準備や書類・契約書などの説明や担当者会議などの流れがわからない
  • 利用者さんの情報を他業者と共有していくときに、どのタイミングで声かけをして行けばいいのかわからない。

ざっくりあげるとこんな感じのものが上がりました。

リハビリの内容や介入の仕方なども悩みとしてはあったのですが、

 

「それはこれから修正して行けばいいか」

 

ぐらいで考えられているので、今は「困ってます!」という感じでもないですね。

 

どちらかというと、業務内容がかなり変わったことでのしんどさが大きかったですね。

 

こんな感じで単純に

 

仕事がしんどいわー

働くの大変だわー

 

と漠然と思うのではなく、

 

自分が何にしんどさを感じているのか?

自分は今何がわからないのか?

 

ということを考えるようにすると解決するべき問題が見えてくると思います。

 

 

やるべきことをしっかり明記しておく

自分が何にしんどさを感じているのかがわかったら、

 

次に自分は何をしなければいけないのか?

 

というものを考えていく必要があります。

 

ただ単純に

 

「仕事大変だけど頑張ります!」

 

では無意味な努力、、、とまではいかないかもですけど、かなり遠回りな努力をしてしまうのではないかと思います。

 

僕の場合だと

  • 自宅の場所が覚えられない
    →事前に地図やgooglemapで周辺の目印を確認する
  • 計画書の書き方がわからない
    →どこの項目にどんな内容を書くのかを確認する
  • 訪問リハビリ導入までの流れがわからない
    →事前に必要な書類を箇条書きで確認。訪問リハビリを行うのに必要な最低限の書類や契約、会議などを確認しておく

 

って感じで、具体的にすることを挙げてみました。

 

これみても分かる通り、具体的とは言ったものの割とざっくりにしか書いてません(笑

自分が困っていることなんだから、そんな詳細な分析ができるわけないですしね(汗

 

だからこのやるべきことは、自分のわかる範囲で大丈夫だと思います。

 

 

自分のわかる範囲でもやるべきことをまとめるだけでもちょっと落ち着いて一歩引いた目で見ることができるのではないかと思います。

 

そしたら

「意外とやることってそんな多くないんじゃね?」

 

と思うようになり淡々とできるようになってきた気がしています。

 

やるべきことが見えたら優先順位をつける

自分が何をしなければいけないのかがある程度はっきりしたら、次はどの順番でやるのかを決める必要があります。

 

やるべきことがはっきりしても、優先順位がついていなければ効率よく仕事が片付きません。

 

例えば、

来週までにやらなければいけない処理と、3日後に提出しなければいけない書類があるとします。

来週までにやっておけばいい処理の方から先に始めてしまうと、3日後に提出しなければいけない書類が期限ギリギリになったりして、「うわーやべー」ってことになります。

そうすると焦りも出てくるので、些細なミスみたいなものも生まれてきます。

 

つまり期限が近いものから順に片付けていくように心がける必要があるため、

いつまでにやらなければいけないのか?

 

と期限を確認して優先順位を決めて行きます。

 

僕の場合ですが、

  • 家の場所がわからない
    →その日のリハビリに関わるので、最優先で覚える!
  • 計画書の書き方がわからない
    →新規の人や診察のある人は優先的に行う。それ以外は時間的猶予があるからちょっとほっとく
  • 導入までの流れがわからない
    →初回介入の日から逆算して、期限が早いものから順に終わらせる

 

てな感じで優先順位を決めていました。

 

理想はこの優先順位を日・週・月・年みたいな感じで、時期ごとにも分けることができたらさらにタイムマネジメントが進むのかなーとは思っているのですが、

 

そこまでは僕もできていないので、「楽〜」な感じで優先順位をつけてます

 

淡々と片付けていくとそれが積み重なって自信につながる

「やるべきこと」「優先順位」が整理できたら、あとは淡々とこなすだけです。

 

僕の場合は、

その日やることをスマホのメモのTo Doリストなどに入れておいて、出来たら消すをただただ繰り返しています。

 

本当に淡々とこなすだけなので、

 

「やったるでー!」

 

みたいなやる気などは必要ありません

 

ただただ淡々とこなすのです。

 

そうやってこなしていくと、自分のしてきたことが少しずつ積み重なってきます

 

そして積み重なったものを見たときに

 

「あれ?自分出来てんじゃん!」

 

となります。

 

そうなったらその積み重なったものが、自信に変わってきます。

自信がつくことで、仕事もどんどん早くなってきます。早く仕事が終わることで精神的にも余裕が生まれるので、ケアレスミスなどが減るため、さらに効率の良い仕事ができるようになります。

 

僕の場合は、そのようにして「やるべきこと」「優先順位」を明確にして淡々こなすことで、現在はそこまで残業せずとも家に帰れるようになっています。

 

あとこのような事務処理が早く終わらせられることで、自分のリハビリの質自体を考える時間も生まれます。

 

より質の高いリハビリを提供するためにも、リハビリ以外の時間をいかに短縮していくかが重要だと思います。

 

やらないと決めたらやらない

やることと優先順位が決まると、「今日はやらなくてもいいこと」というのが出てきます。

 

これは人によって考えが違うのかもしれませんが、

 

僕は

「今やらなくてもいいことはやらない」

 

と意識的に決めるようにしています。

 

どうしても中途半端に時間ができると、

 

「別に今日じゃなくてもいいけどやっておいたほうがいいかな〜」

 

と不安になってしまうことが多いので、ついついやらなくてもいい仕事を始めて、不安から逃れようとしてしまいます。

 

ですが、

そのやらなくてもいい仕事をして安心しているのは自分だけじゃないですか?

その仕事をして誰が得するんですか?

 

みたいな質問を自分にしてみて、

答えが出るようならやるし、出ないならそれはその日に必要のないことなのでやらないと決めてしまいます。

 

そうすることで、逆にやらなければいけないことに集中できるようになるため効率よく作業を進めることができるようになると思います。

 

最後に

今回は自分が今している、仕事を「楽」に効率よくしていく方法を紹介して見ました。

 

個人的な意見ですけど、こんな感じでなんとか少しずつ自分の時間を作れるようになってきたので、また記事更新頻度を上げていけたらなーと思っています。

 

どうせ働くなら「楽」に「楽しく」働いて行きましょー。

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